Вакансии

Responsibilities

Within delegated authority, the Administrative Assistant will be responsible for the following duties:

Human Resources Management

• Initiates, reviews, processes and follows-up on actions related to the administration of the unit’s human resource activities, e.g., recruitment of staff and consultants, placement, promotion, relocation, performance appraisal, job classification reviews, separation of staff members, training etc., ensuring consistency in the application of UN rules and procedures.
• Responds to enquiries and provides information and advice to staff regarding their entitlements, administrative procedures, processes and practices, conditions of service, duties and responsibilities, and entitlements under the Staff Rules and Regulations.
• Oversees the maintenance of vacancy announcement files and keeps track of status of vacancy announcements.
• Monitors staffing table and prepare relevant statistical data/charts.

Budget and Finance

• Assists in the preparation and review of financial and human resource proposals/requirements. Consolidates budget/work programme with respect to Headquarters’ budget, trust funds, grants and procurement.
• Monitors expenditures and compares with approved budget; prepares adjustments as necessary.
• Assists managers in the elaboration of resource requirements for budget submissions.
• Assists in preparation of budget performance submissions and finalization of budget performance reports, analysing variances between approved budgets and actual expenditures
• Co-ordinates with other finance and budget staff on related issues during preparation of budget reports.

General Administration

• Drafts routine correspondence to respond to enquiries in respect to relevant administrative, financial audit, personnel matters.
• Coordinates extensively with service units and liaises frequently with internal team members both at Headquarters and in the field.
• Performs other related administrative duties, as required (e.g., operational travel programme; monitoring accounts and payment to vendors and individual contractors for
services; physical space planning; identification of office technology needs and maintenance of equipment, software and systems; organizing and coordinating seminars, conferences and translations).
• May be responsible for guiding, training, and supervising the work of more junior General Service staff.

Contract Administration

• Assists with day-to-day administration of contracts between the UN and external contractors for outsourced services.
• Audits the contractors' invoices against the goods and services provided by the contractor and approved by the UN.
• Processes the payment of contractors' invoices and monitor payments.
• Prepares and processes all UN forms and permissions for contractual and work Unit, Section or Service UN staff, including: UN grounds passes, property passes, UN parking permits, swipe-card access and door keys.

Education

A high school diploma or equivalent is required.

Work Experience

Seven years of experience in administrative services, finance, accounting, audit, human resources or related areas is required.
Experience in Microsoft Office is required.
Experience working with Enterprise Resources Planning (ERP) systems such as Umoja, SAP or similar is desirable.
Experience using recruitment platform using online talent management systems such as Inspira, PeopleSoft or similar is desirable.
Experience providing administrative support (including budget preparation and monitoring
expenditure) to an office of the United Nations common system, or a comparable international
organization is desirable.

Languages

English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the post advertised, fluency in English and Russian is required. Knowledge of another official United Nations language is desirable.

TO APPLY AND SEE THE FULL INFORMATION FOLLOW THE LINK

Expected duration
3 months

Duties and Responsibilities
Under the overall supervision of the UNIC Moscow Director, the IC’s duties are as follows:
• Preparing invoices for processing by Hub Assistant in Beirut: translation, summary of invoices.
• Purchasing office supplies and stationery.
• Communicating with the cleaner and driver regarding related administrative matters.
• Assisting in the organization of the Communication group retreat, including choosing the venue, transportation, and catering.
• Assisting with travel (booking tickets, hotels).
• Assisting with official visits (hotel bookings, transportation, visa requests to MFA).
• Assisting with printing (communicating with vendors, collecting quotes, assisting with layout of printing production).
• Assisting with posting to social media and to the website.
• Assisting with drafting correspondence on administrative and financial matters.
• Coordinating with IT support for technical issues such as printer and computer problems.
• Maintaining and organizing files and documents related to administrative and financial matters.
• Perform other duties as required.

Qualifications/special skills
• A high school diploma or equivalent is required.
• Five years of experience in administration, finance, accounting, audit, human resources, or related areas is required.
• Experience in Microsoft Office is required.

Languages
Fluency in English and Russian is required.

TO APPLY AND FIND FULL INFORMATION ON THE VACANCY FOLLOW THE LINK

Одним из самых исчерпывающих ресурсов по поиску работы внутри Организации Объединенных Наций является сайт Карьеры в ООН.

Программа осуществляет свою деятельность в 130 странах мира и в 2020 году насчитывалось 9400 добровольцев ООН, работающих в разных миссиях. Для того, чтобы стать международным добровольцем ООН, нужно быть старше 25, иметь диплом университета, иметь минимум два года релевантного опыта и свободно владеть одним из рабочих языков ДООН – английским, французским или испанским.

Национальным волонтером можно стать с 22 лет, но вакансии внутри страны являются более редкими, чем международные позиции.

Также существует программа онлайн-добровольцев.

Подробнее о возможностях программы Добровольцев ООН можно узнать на их официальном сайте. 

Основные обязанности и ответственность

Образование: Окончание среднего школьного

Опыт: Минимум четыре года опыта работы в сфере общего администрирования и поддержки офиса.

Язык: Отличное владение английским языком. Практическое знание русского языка.

Знания и компетенции (технические / поведенческие): Знание общих офисных процедур и умение пользоваться стандартным офисным оборудованием.

Хорошее знание программного обеспечения для ПК (включая текстовый процессор, программное обеспечение для работы с электронными таблицами и презентациями), например Microsoft Office.

В дополнение к основным компетенциям МОТ [честность и прозрачность, чувствительность к разнообразию, ориентация на обучение и обмен знаниями, ориентация на клиента, коммуникация, ориентация на изменения, ответственность за производительность, ориентация на качество, сотрудничество], эта должность требует:

• Умение работать в рамках применимых правил, положений, политик и процедур.
• Возможность быстрой адаптации к новому программному обеспечению и системам.
• Возможность поиска, извлечения и сбора информации из различных источников.
• Умение составлять стандартную корреспонденцию.
• Возможность надлежащим образом отвечать на запросы по телефону, электронной почте и лично.•
• Возможность вести записи и файлы и обновлять базы данных.
• Внимание к деталям для выявления неточностей в данных.
• Высокая степень осмотрительности и чувство ответственности в конфиденциальных вопросах.
• Способность работать в мультикультурной среде и демонстрировать гендерно-чувствительное и недискриминационное поведение и отношения

Основные обязанности и ответственность

Образование: Окончание среднего школьного

Опыт: Минимум четыре года опыта работы в сфере общего администрирования и поддержки офиса.

Язык: Отличное владение английским языком. Практическое знание русского языка.

Знания и компетенции (технические / поведенческие): Знание общих офисных процедур и умение пользоваться стандартным офисным оборудованием.

Хорошее знание программного обеспечения для ПК (включая текстовый процессор, программное обеспечение для работы с электронными таблицами и презентациями), например Microsoft Office.

В дополнение к основным компетенциям МОТ [честность и прозрачность, чувствительность к разнообразию, ориентация на обучение и обмен знаниями, ориентация на клиента, коммуникация, ориентация на изменения, ответственность за производительность, ориентация на качество, сотрудничество], эта должность требует:

• Умение работать в рамках применимых правил, положений, политик и процедур.
• Возможность быстрой адаптации к новому программному обеспечению и системам.
• Возможность поиска, извлечения и сбора информации из различных источников.
• Умение составлять стандартную корреспонденцию.
• Возможность надлежащим образом отвечать на запросы по телефону, электронной почте и лично.•
• Возможность вести записи и файлы и обновлять базы данных.
• Внимание к деталям для выявления неточностей в данных.
• Высокая степень осмотрительности и чувство ответственности в конфиденциальных вопросах.
• Способность работать в мультикультурной среде и демонстрировать гендерно-чувствительное и недискриминационное поведение и отношения