Вакансии

В объявлениях о вакансиях и предложениях работы, опубликованный не на официальных сайтах ООН и прочих источниках, иногда утверждается, что работодатели связаны с Организацией Объединенных Наций. Просьба помнить, что Организация Объединенных Наций не требует оплаты на каком бы то ни было этапе подачи и рассмотрения заявлений.

Для каждой вакансии в объявлении указана контактная информация, по которой можно связаться и направить Вашу заявку. Других баз данных кандидатов ООН в России не ведет.

15/11/2022

Помощник директора, G6 (MOT)

Агентство: МОТ

Место работы: Москва

Форма контракта: Fixed Term

Крайний срок подачи заявок: 30.11.2022

Key Duties and Responsibilities

In accordance with the needs and priorities of the office where the position is located, the incumbent will provide services from among the following duties:  

  1. Undertake and complete a range of administrative and operational support services encompassing general administration and office support, HR, finance and travel and logistics. Initiate, process, review and follow up on administrative actions, including verifying that information and documentation is in compliance with applicable standards.
  2. Play a proactive role in the integration and coordination of support services. Oversee and guide the work of support staff as required and ensure a smooth flow of office work and information within the work unit and with other units.
  3. Prepare, draft and finalize correspondence including of a non-routine nature requiring research and understanding of administrative, operational and programme matters and knowledge of programme areas. Undertake quality control of outgoing documents for accuracy of information, grammar and style and compliance with applicable standards. Provide informal translations. 
  4. Initiate, process and follow up on HR administrative actions, verifying that information is in compliance with applicable standards. Input complete data in the enterprise resource planning (ERP) system. Respond to inquiries and provide general HR-related information to staff. Provide a broad range of HR-related services as required.
  5. Participate in the preparation and control of the work unit’s accounts regarding allocations and expenditures. Perform operations for authorizing and effectuating expenditures and make adjustments to optimize utilization of funds. Maintain monitoring and reporting systems and prepare budget-related reports and statistics to support the preparation of programme and budget and workplan documentation and financial and technical progress reports for donors. 
  6. Maintain the official travel plan of the work unit. Make travel and accommodation arrangements, coordinate visa and security requirements and ensure the timely processing of administrative transactions. Provide guidance and assistance to staff relating to arrival, departure and official travel formalities. Develop and maintain contacts with counterparts in government departments and external service providers to facilitate travel, visa, shipping and/or other related issues.
  7. Organize and coordinate meetings, workshops and other events. Lead secretariat support services and oversee administrative and financial arrangements. Prepare and oversee preparation of documents, presentations, briefing files and related materials. Take minutes and follow up on implementation of decisions. Attend and participate in internal and external meetings and workshops in assigned areas of work.
  8. Ensure the work unit’s filing systems are maintained, accessible and efficient. Ensure the update of websites and databases. Design and generate a variety of periodic and ad hoc reports, statistical tables and other background materials. 
  9. Keep abreast of changes to administrative rules, regulations, policies, procedures, guidelines and other developments and provide guidance and deliver training to staff with the view to building knowledge. 
  10. Evaluate and propose improvements to work methods and processes. Assess the impact of changes and make recommendations on follow up actions. Liaise closely with other administrative areas to ensure effective and smooth service design and delivery, recommending improvements on interrelated processes.
  11. Perform and/or coordinate other general administrative duties such as those related to attendance and leave recording, office space, registry, inventory and procurement matters.
  12. Perform other relevant duties as assigned.

Where the position is the Executive Assistant to the Director, along with performing a range of the above duties, the position will:

  1. Provide and/or coordinate a variety of office and administrative support services to assist the Director with the smooth running of the Office. Keep informed of important events and activities of the office and inform concerned staff. 
  2. Update and maintain the Director’s agenda. Screen and schedule appointments according to urgency and priority. Coordinate requests from high-level visitors and establish briefing programmes. Receive visitors and respond to in-person, telephone and email inquiries in a timely manner. 
  3. Analyze, manage and monitor a diverse range of correspondence and documentation, including of a confidential and sensitive nature, bringing important issues to the Director’s immediate attention. Draft notes and responses requiring research and an understanding of administrative, operational and programme areas. Prepare and/or review and clear correspondence for the Director’s signature, ensuring accuracy of information and compliance with applicable standards.
  4. Coordinate the preparation of a range of documents and information covering political and managerial matters and diverse technical areas of the ILO to facilitate the work of the Director in taking strategic decisions and reporting on ILO activities. Determine priorities and follow up on deadlines with staff and managers as appropriate. .
  5. Maintain contact with and contact lists of ministers, government officials, employers’ and workers’ organizations, national and/or sub-regional and regional institutions, UN agencies, and other international organizations and members of the diplomatic corps. 
  6. As Office focal point for the Talent Management System, support the Director with measures to increase compliance with the different Talent Management System modules, tracking status of compliance of staff in the Office and following up with managers and staff as required. Provide guidance and first-level support, escalating more complex issues to the next level, and run reports and follow up as required.
     

Minimum Requirements

Education

Completion of secondary school education. Training in an area related to general administration and office support.

Experience

Minimum of six years of general administration and office support work experience, including providing various senior level support services. Experience of working with an enterprise resource planning (ERP) system. 

Languages

Excellent command of English and of Russian. 

Knowledge and Competencies (technical/behavioural)

Good knowledge of a range of operational areas. 
Good knowledge of PC software (including word processor, spreadsheet and presentation software) such as Microsoft Office.

 

Knowledge of methods and techniques for assessing quality and efficiency of process execution.
Knowledge of the substantive nature of ILO programmes and activities.

 

In addition to the ILO core competencies [Integrity and transparency, Sensitivity to diversity, Orientation to learning and knowledge sharing, Client orientation, Communication, Orientation to change, Takes responsibility for performance, Quality orientation, Collaboration], this position requires:

Ability to adapt quickly to new software and systems. 
Ability to coordinate and oversee a broad range of operational activities.
Ability to search, retrieve and compile information from a variety of sources. 
Good drafting skills.
Ability to coordinate the work of support staff.
Analytical skills and attention to detail. 
A high degree of discretion with sense of responsibility in dealing with confidential matters. 
Interpersonal skills, tact and diplomacy when dealing with others.
Ability to work in a multicultural environment and to demonstrate gender-sensitive and non-discriminatory behaviour and attitudes. 

 

FULL INFORMATION ON THE VACANCY AND APPLICATION PROCESS CAN BE FOUND HERE

Развернуть
15/11/2022

Ассистент по административным вопросам, G4 (MOT)

Агентство: МОТ

Место работы: Москва

Форма контракта: Fixed Term

Крайний срок подачи заявок: 30.11.2022

Key Duties and Responsibilities

  1. Provide a range of support services in the areas of general office administration, finance and/or HR that contribute to the timely delivery of business operations in accordance with applicable standards.
  2. Draft and prepare standard correspondence and other materials on own initiative or from instructions, ensuring clarity of content and compliance with applicable standards and finalize for signature. Prepare draft translations of correspondence and other documents. Word process and format in final form a variety of documents. 
  3. Maintain and update databases. Input data and process routine administrative actions in the enterprise resource planning (ERP) system related to leave entitlements, contracts, purchase orders, payments processing, and/or travel.
  4. Provide support for the official travel of staff, including for travel and accommodation arrangements, security clearances, visa requirements and transportation of personal effects.
  5. Provide support for meetings and events, including processing administrative actions in the enterprise resource planning (ERP) system, preparing and distributing invitation letters, agendas and other materials, arranging meeting facilities and equipment, making travel arrangements, preparing routine cost estimates and providing support and information to participants on matters of a routine nature. 
  6. Register and route mail, correspondence and other documents. Process outgoing mail ensuring most appropriate method in terms of postal rates and regulations. Maintain and organize filing systems for correspondence, documents, publications and/or reference materials. Plan and coordinate the activities of the Office’s registry as required.
  7. Respond to routine telephone, email and in-person inquiries or refer to appropriate contact/unit. Supply readily available information from office files and databases. Receive and direct visitors and arrange appointments.
  8. Maintain and update inventories of office supplies. Ensure stocks are adequate and order supplies in a timely manner. Keep stockroom in order. 
  9. Keep abreast of changes to relevant operational rules, regulations, policies, procedures, guidelines and processes and share information with concerned parties.
  10. Perform other relevant duties as assigned.


Minimum Requirements

Education

Completion of secondary school education.


Experience

Minimum of four years of general administration and office support work experience. 


Languages

Excellent command of English. Working knowledge of Russian.



Knowledge and Competencies (technical/behavioural)

Knowledge of general office procedures and proficient in the use of standard office equipment.
Good knowledge of PC software (including word processor and spreadsheet and presentation software) such as Microsoft Office.

In addition to the ILO core competencies [Integrity and transparency, Sensitivity to diversity, Orientation to learning and knowledge sharing, Client orientation, Communication, Orientation to change, Takes responsibility for performance, Quality orientation, Collaboration], this position requires:

Ability to work within the applicable rules, regulations, policies and procedures.
Ability to adapt quickly to new software and systems. 
Ability to search, retrieve and compile information from a variety of sources. 
Ability to draft standard correspondence. 
Ability to reply in an appropriate manner to telephone, email and in-person inquiries.
Ability to maintain records and files and update databases.
Attention to detail in order to identify data discrepancies.
A high degree of discretion with sense of responsibility in dealing with confidential matters.
Ability to work in a multicultural environment and to demonstrate gender-sensitive and non-discriminatory behaviour and attitudes.


FULL INFORMATION ON THE VACANCY AND THE APPLICATION PROCESS CAN BE FOUND HERE



Развернуть
1/08/2021

Карьеры в ООН

Одним из самых исчерпывающих ресурсов по поиску работы внутри Организации Объединенных Наций является сайт Карьеры в ООН.

Развернуть
1/08/2021

Программа Добровольцев ООН (ДООН)

Программа осуществляет свою деятельность в 130 странах мира и в 2020 году насчитывалось 9400 добровольцев ООН, работающих в разных миссиях. Для того, чтобы стать международным добровольцем ООН, нужно быть старше 25, иметь диплом университета, иметь минимум два года релевантного опыта и свободно владеть одним из рабочих языков ДООН – английским, французским или испанским.

Национальным волонтером можно стать с 22 лет, но вакансии внутри страны являются более редкими, чем международные позиции.

Также существует программа онлайн-добровольцев.

Подробнее о возможностях программы Добровольцев ООН можно узнать на их официальном сайте

Развернуть
1/08/2021

УВКБ - Программа привлечения молодых профессионалов (Junior Professional Officer Programme)

Основные обязанности и ответственность

1. Предоставлять ряд вспомогательных услуг в области общего управления офисом, финансов и / или управления персоналом, которые способствуют своевременному выполнению бизнес-операций в соответствии с применимыми стандартами.
2. Составьте и подготовьте стандартную корреспонденцию и другие материалы по собственной инициативе или на основании инструкций, обеспечивая ясность содержания и соответствие применимым стандартам, и доработайте для подписания. Готовим черновики переводов корреспонденции и других документов. Переписать и отформатировать в окончательном виде самые разные документы.
3. Поддерживать и обновлять базы данных. Ввод данных и обработка рутинных административных действий в системе планирования ресурсов предприятия (ERP), связанных с отпусками, контрактами, заказами на поставку, обработкой платежей и / или командировками.
4. Оказывать поддержку в официальных поездках сотрудников, в том числе в организации проезда и проживания, допусках к службам безопасности, визовых требованиях и транспортировке личных вещей.
5. Обеспечение поддержки встреч и мероприятий, включая обработку административных действий в системе общеорганизационного планирования ресурсов (ERP), подготовку и распространение писем-приглашений, повесток дня и других материалов, организацию помещений для встреч и оборудования, организацию поездок, подготовку текущей сметы расходов и оказание поддержки и информация для участников по вопросам повседневного характера.
6. Зарегистрировать и направить почту, корреспонденцию и другие документы. Обрабатывайте исходящую почту, используя наиболее подходящий метод с точки зрения почтовых тарифов и правил. Поддерживать и организовывать системы хранения корреспонденции, документов, публикаций и / или справочных материалов. Планируйте и координируйте деятельность реестра Офиса по мере необходимости.
7. Отвечайте на обычные телефонные, электронные и личные запросы или обращайтесь к соответствующему контактному лицу / подразделению. Предоставляйте доступную информацию из офисных файлов и баз данных. Принимайте и направляйте посетителей и договаривайтесь о встречах.
8. Поддерживайте и обновляйте инвентарь канцелярских товаров. Убедитесь в наличии достаточных запасов и своевременно заказывайте расходные материалы. Держите складские помещения в порядке.
9. Будьте в курсе изменений соответствующих операционных правил, положений, политик, процедур, руководств и процессов и делитесь информацией с заинтересованными сторонами.
10. Выполнять другие соответствующие обязанности согласно поручению.

Минимальные требования

Образование: Окончание среднего школьного

Опыт: Минимум четыре года опыта работы в сфере общего администрирования и поддержки офиса.

Язык: Отличное владение английским языком. Практическое знание русского языка.

Знания и компетенции (технические / поведенческие): Знание общих офисных процедур и умение пользоваться стандартным офисным оборудованием.

Хорошее знание программного обеспечения для ПК (включая текстовый процессор, программное обеспечение для работы с электронными таблицами и презентациями), например Microsoft Office.


В дополнение к основным компетенциям МОТ [честность и прозрачность, чувствительность к разнообразию, ориентация на обучение и обмен знаниями, ориентация на клиента, коммуникация, ориентация на изменения, ответственность за производительность, ориентация на качество, сотрудничество], эта должность требует:


  • Умение работать в рамках применимых правил, положений, политик и процедур.
  • Возможность быстрой адаптации к новому программному обеспечению и системам.
  • Возможность поиска, извлечения и сбора информации из различных источников.
  • Умение составлять стандартную корреспонденцию.
  • Возможность надлежащим образом отвечать на запросы по телефону, электронной почте и лично.•
  • Возможность вести записи и файлы и обновлять базы данных.
  • Внимание к деталям для выявления неточностей в данных.
  • Высокая степень осмотрительности и чувство ответственности в конфиденциальных вопросах.
  • Способность работать в мультикультурной среде и демонстрировать гендерно-чувствительное и недискриминационное поведение и отношения
Развернуть
1/08/2021

Работа в ФАО

Основные обязанности и ответственность

1. Предоставлять ряд вспомогательных услуг в области общего управления офисом, финансов и / или управления персоналом, которые способствуют своевременному выполнению бизнес-операций в соответствии с применимыми стандартами.
2. Составьте и подготовьте стандартную корреспонденцию и другие материалы по собственной инициативе или на основании инструкций, обеспечивая ясность содержания и соответствие применимым стандартам, и доработайте для подписания. Готовим черновики переводов корреспонденции и других документов. Переписать и отформатировать в окончательном виде самые разные документы.
3. Поддерживать и обновлять базы данных. Ввод данных и обработка рутинных административных действий в системе планирования ресурсов предприятия (ERP), связанных с отпусками, контрактами, заказами на поставку, обработкой платежей и / или командировками.
4. Оказывать поддержку в официальных поездках сотрудников, в том числе в организации проезда и проживания, допусках к службам безопасности, визовых требованиях и транспортировке личных вещей.
5. Обеспечение поддержки встреч и мероприятий, включая обработку административных действий в системе общеорганизационного планирования ресурсов (ERP), подготовку и распространение писем-приглашений, повесток дня и других материалов, организацию помещений для встреч и оборудования, организацию поездок, подготовку текущей сметы расходов и оказание поддержки и информация для участников по вопросам повседневного характера.
6. Зарегистрировать и направить почту, корреспонденцию и другие документы. Обрабатывайте исходящую почту, используя наиболее подходящий метод с точки зрения почтовых тарифов и правил. Поддерживать и организовывать системы хранения корреспонденции, документов, публикаций и / или справочных материалов. Планируйте и координируйте деятельность реестра Офиса по мере необходимости.
7. Отвечайте на обычные телефонные, электронные и личные запросы или обращайтесь к соответствующему контактному лицу / подразделению. Предоставляйте доступную информацию из офисных файлов и баз данных. Принимайте и направляйте посетителей и договаривайтесь о встречах.
8. Поддерживайте и обновляйте инвентарь канцелярских товаров. Убедитесь в наличии достаточных запасов и своевременно заказывайте расходные материалы. Держите складские помещения в порядке.
9. Будьте в курсе изменений соответствующих операционных правил, положений, политик, процедур, руководств и процессов и делитесь информацией с заинтересованными сторонами.
10. Выполнять другие соответствующие обязанности согласно поручению.

Минимальные требования

Образование: Окончание среднего школьного

Опыт: Минимум четыре года опыта работы в сфере общего администрирования и поддержки офиса.

Язык: Отличное владение английским языком. Практическое знание русского языка.

Знания и компетенции (технические / поведенческие): Знание общих офисных процедур и умение пользоваться стандартным офисным оборудованием.

Хорошее знание программного обеспечения для ПК (включая текстовый процессор, программное обеспечение для работы с электронными таблицами и презентациями), например Microsoft Office.


В дополнение к основным компетенциям МОТ [честность и прозрачность, чувствительность к разнообразию, ориентация на обучение и обмен знаниями, ориентация на клиента, коммуникация, ориентация на изменения, ответственность за производительность, ориентация на качество, сотрудничество], эта должность требует:


  • Умение работать в рамках применимых правил, положений, политик и процедур.
  • Возможность быстрой адаптации к новому программному обеспечению и системам.
  • Возможность поиска, извлечения и сбора информации из различных источников.
  • Умение составлять стандартную корреспонденцию.
  • Возможность надлежащим образом отвечать на запросы по телефону, электронной почте и лично.•
  • Возможность вести записи и файлы и обновлять базы данных.
  • Внимание к деталям для выявления неточностей в данных.
  • Высокая степень осмотрительности и чувство ответственности в конфиденциальных вопросах.
  • Способность работать в мультикультурной среде и демонстрировать гендерно-чувствительное и недискриминационное поведение и отношения
Развернуть